← Retour aux formations IAProgramme de formation · Niveau 2
IA générative — Productivité & Automatisation
Utiliser · Optimiser · Automatiser
- Durée
- 3 jours — 21 heures effectives
- Public
- Collaborateurs utilisant déjà régulièrement l'IA générative dans leur activité
- Prérequis
- Maîtriser les bases de l'IA générative et du prompting. Un ordinateur et un accès aux outils utilisés sont nécessaires.
- Modalité
- Présentiel ou distanciel synchrone
Finalité de la formation
Permettre aux participants de passer d'un usage ponctuel de l'IA générative à une utilisation structurée et productive : optimiser les tâches du quotidien, traiter plus efficacement l'information et construire des workflows associant plusieurs outils.
Objectifs pédagogiques
À l'issue de la formation, le participant sera capable de :
- Optimiser la gestion et le traitement des flux d'e-mails.
- Automatiser des tâches récurrentes et organiser des campagnes ou envois de SMS.
- Créer, analyser et automatiser des reportings avec Excel et l'IA.
- Analyser, trier, synthétiser et restituer efficacement des informations.
- Produire rapidement des comptes rendus exploitables.
- Concevoir des présentations dynamiques pour les réunions.
- Produire et standardiser des documents professionnels.
- Construire des workflows associant plusieurs outils et identifier les tâches automatisables.
- Contrôler les résultats et maintenir une validation humaine, notamment lors du traitement de données professionnelles.
Déroulé pédagogique — 21 heures
Les horaires correspondent à 7 heures effectives de formation par jour, hors pauses et pause déjeuner. Ils peuvent être décalés sans modifier les volumes pédagogiques.
Jour 1 — Utiliser & Optimiser
7 h 00| Horaire | Durée | Séquence et contenus | Modalités |
|---|---|---|---|
| 09:00 — 09:30 | 0 h 30 | Accueil, recueil des attentes, positionnement et identification des tâches chronophages. | Échanges, diagnostic et cartographie des usages. |
| 09:30 — 10:30 | 1 h 00 | 1. Passer de l'usage de l'IA à la productivité : méthodes de travail, prompts réutilisables, modèles et bonnes pratiques. | Démonstrations et exercices. |
| 10:45 — 12:00 | 1 h 15 | 2. Gestion des flux d'e-mails : tri, priorisation, synthèse, rédaction de réponses et création de modèles. | Cas pratiques sur situations professionnelles. |
| 13:00 — 14:30 | 1 h 30 | Optimiser les e-mails : transformer des informations en actions, préparer des relances et structurer des réponses récurrentes. | Atelier guidé et mise en situation. |
| 14:30 — 15:30 | 1 h 00 | 3. Analyse et synthèse d'informations : documents, notes, contenus longs, extraction des points clés et plans d'action. | Expérimentation individuelle. |
| 15:45 — 17:30 | 1 h 45 | 4. Comptes rendus : structuration, synthèse de réunions, décisions, actions, responsables et échéances. | Atelier de production et évaluation formative. |
Jour 2 — Optimiser ses productions
7 h 00| Horaire | Durée | Séquence et contenus | Modalités |
|---|---|---|---|
| 09:00 — 09:15 | 0 h 15 | Réactivation des acquis du jour 1. | Quiz et échanges. |
| 09:15 — 10:45 | 1 h 30 | 5. Excel et IA : assistance aux formules, nettoyage, structuration, analyse de données et interprétation. | Démonstrations et exercices sur tableur. |
| 11:00 — 12:00 | 1 h 00 | Construire un reporting : indicateurs, synthèse des données et restitution exploitable. | Cas pratique. |
| 13:00 — 14:30 | 1 h 30 | Automatiser et fiabiliser un reporting récurrent : méthode, actualisation, contrôle et commentaires générés avec l'IA. | Atelier pratique. |
| 14:30 — 15:30 | 1 h 00 | 6. Production de documents professionnels : procédures, notes, trames, courriers et documents récurrents. | Production guidée. |
| 15:45 — 17:30 | 1 h 45 | 7. Présentations dynamiques pour les réunions : structuration du message, trame, contenus et supports visuels. | Atelier de production et évaluation formative. |
Jour 3 — Automatiser & construire des workflows
7 h 00| Horaire | Durée | Séquence et contenus | Modalités |
|---|---|---|---|
| 09:00 — 09:15 | 0 h 15 | Réactivation des acquis du jour 2. | Quiz et échanges. |
| 09:15 — 10:45 | 1 h 30 | 8. Identifier les tâches automatisables : fréquence, volume, règles, données mobilisées et gain attendu. | Cartographie et analyse de cas. |
| 11:00 — 12:00 | 1 h 00 | 9. Automatiser des tâches récurrentes et des envois : modèles, séquences et campagnes SMS ou e-mails. | Démonstrations et exercices. |
| 13:00 — 14:30 | 1 h 30 | 10. Construire un workflow associant plusieurs outils : enchaînement des étapes, points de contrôle et validation humaine. | Atelier guidé. |
| 14:30 — 15:30 | 1 h 00 | 11. Fiabilité et conformité : contrôle des résultats, données professionnelles, confidentialité, RGPD et usage responsable. | Étude de situations. |
| 15:45 — 17:30 | 1 h 45 | 12. Projet final : construction et présentation d'un workflow applicable au poste de travail. Évaluation finale et bilan. | Production individuelle et évaluation finale. |
Programme détaillé
1. Passer de l'usage à la productivité
- Structurer ses méthodes de travail avec l'IA.
- Constituer une bibliothèque de prompts et de modèles réutilisables.
- Identifier les tâches chronophages de son quotidien.
- Bonnes pratiques d'organisation des usages récurrents.
Mise en pratique : cartographie des tâches à fort potentiel de gain de temps.
2. Gérer et optimiser les flux d'e-mails
- Tri, priorisation et synthèse des messages.
- Rédaction de réponses et création de modèles.
- Transformer une information reçue en actions concrètes.
- Préparer des relances et structurer des réponses récurrentes.
Atelier : traitement d'une boîte de réception fictive représentative du métier.
3. Analyser et synthétiser l'information
- Traiter des documents, notes et contenus longs.
- Extraire les points clés et les éléments de décision.
- Produire des synthèses et plans d'action.
- Contrôler la fiabilité des informations restituées.
Mise en pratique : synthèse d'un document professionnel apporté par le participant.
4. Produire des comptes rendus exploitables
- Structurer un compte rendu de réunion.
- Formaliser décisions, actions, responsables et échéances.
- Adapter le niveau de détail au destinataire.
- Créer une trame réutilisable.
Atelier : production d'un compte rendu à partir de notes brutes.
5. Excel, données et reporting
- Assistance à la construction de formules.
- Nettoyage et structuration des données.
- Analyse, interprétation et choix des indicateurs.
- Construire un reporting lisible et exploitable.
- Automatiser et fiabiliser un reporting récurrent.
Cas pratique : reporting mensuel automatisé et commenté avec l'IA.
6. Documents et présentations professionnels
- Produire procédures, notes, trames et courriers.
- Standardiser les documents récurrents.
- Structurer le message d'une présentation.
- Concevoir des supports dynamiques pour les réunions.
Atelier : réalisation d'un document et d'une présentation métier.
7. Automatiser tâches et envois
- Identifier les tâches automatisables : fréquence, volume, règles.
- Automatiser des séquences récurrentes.
- Organiser des campagnes ou envois de SMS et d'e-mails.
- Mesurer le gain obtenu.
Mise en pratique : automatisation d'une tâche récurrente du participant.
8. Construire des workflows multi-outils
- Enchaîner plusieurs outils autour d'un même processus.
- Définir les points de contrôle et la validation humaine.
- Traiter les données professionnelles dans le respect de la confidentialité et du RGPD.
- Documenter le workflow pour le rendre transmissible.
Projet final : construction d'un workflow directement applicable au poste de travail.
Méthodes pédagogiques
- Apports méthodologiques courts.
- Démonstrations et expérimentations guidées.
- Cas pratiques issus des situations professionnelles des participants.
- Ateliers de production individuels et en sous-groupes.
- Échanges et retours d'expérience.
- Projet final appliqué au poste de travail.
Les exercices sont adaptés, dans la mesure du possible, aux métiers et situations professionnelles des participants.
Moyens pédagogiques et techniques
- Ordinateur individuel et connexion Internet.
- Accès aux outils d'IA générative et à un tableur.
- Support pédagogique numérique.
- Bibliothèque de prompts, modèles et trames réutilisables.
- Jeux de données et cas pratiques.
- Ressources complémentaires mises à disposition des participants.
Modalités d'évaluation
- Positionnement et diagnostic des usages en ouverture.
- Quiz de réactivation en début de journée.
- Exercices pratiques et ateliers de production.
- Évaluations formatives à l'issue des séquences clés.
- Évaluation finale sur le workflow construit par le participant.
Critères d'évaluation
- Optimiser le traitement d'un flux d'informations professionnelles.
- Produire un document ou un compte rendu exploitable.
- Construire et commenter un reporting fiable.
- Identifier une tâche automatisable et justifier le gain attendu.
- Concevoir un workflow associant plusieurs outils.
- Mettre en place des points de contrôle et une validation humaine.
- Respecter les règles de confidentialité et de RGPD sur les données traitées.
Suivi de l'exécution
- Émargement ou relevé de présence.
- Participation aux activités pédagogiques.
- Réalisation des exercices et ateliers.
- Évaluations réalisées pendant la formation.
- Attestation de fin de formation remise à l'issue du parcours.
Évaluation de la satisfaction
Un questionnaire est proposé à l'issue de la formation : qualité des contenus, pertinence des exercices, atteinte des objectifs, qualité de l'animation et applicabilité professionnelle des compétences acquises.
Modalités d'accès et délai
Les modalités et délais d'accès sont définis en fonction de la demande et des disponibilités convenues avec le commanditaire.
Accessibilité
La formation peut être adaptée aux besoins spécifiques des personnes en situation de handicap. Les besoins d'aménagement sont étudiés en amont afin de rechercher les solutions pédagogiques, organisationnelles ou techniques adaptées.
Gagner du temps sur vos processus quotidiens
Un entretien de cadrage permet d'identifier les tâches à optimiser et d'adapter les ateliers à vos outils.